新人職員の研修設計と記録の残し方｜入職から3か月で何を誰が担うか
「教える人によって内容が違う」を防ぎたい
新しい職員が入ったとき、最初の数日はオリエンテーションをして、あとは先輩職員のOJTに任せる、という流れになっている事業所は多いと思います。悪いことではありませんが、教える先輩によって重点の置き方が違ったり、忙しい日は説明が省略されたりして、3か月後に振り返ると「何を教えたか」がはっきりしない、ということが起きがちです。
管理者や教育担当の立場からすると、これは研修記録の面でも困ります。処遇改善加算の要件を満たすための研修記録や、実地指導・監査で説明を求められたときの記録として、「いつ、誰が、何を、どう教えたか」が残っていないと、実施していても証明できません。入職から3か月という期間を区切って設計しておくと、教える側も教わる側も見通しが立ちますし、記録も後から拾いやすくなります。
1週目・1か月・3か月で到達目標を分ける
まず1週目は、法人や事業所の基本方針、感染対策やヒヤリハットの報告ルール、個人情報の扱いなど、最低限守ってもらうことを固めます。ここでつまずくと、その後の実務指導がやりにくくなるので、座学に近い形でいったん頭に入れてもらう期間です。
1か月の時点では、日々の業務の流れに慣れることが目標になります。通所介護であれば送迎や日中活動の見守り、記録の書き方、訪問リハビリであれば訪問先での基本的な対応や記録の残し方など、サービス種別によって内容は変わりますが、共通しているのは「一人でできる」ことをどこまで増やすかを、最初に決めておくことです。決めておかないと、先輩職員によって「もう一人でやらせていい」と「まだ心配」の判断がぶれます。
3か月の時点では、身体拘束や虐待防止、感染対策といった、年1回以上の実施が求められる研修について、新人がどこまで受けているかを確認する節目にします。入職のタイミングによっては、その年の定例研修にまだ参加できていない場合もあるので、3か月をひとつの区切りにして、未受講の項目を洗い出すと漏れが防げます。
誰が何を記録するかを最初に決めておく
3か月分の研修を全部管理者がやろうとすると、現実的に回りません。役割を分けておくと続けやすくなります。
たとえば、最初のオリエンテーションと基本方針の説明は管理者、日々のOJTと業務の習熟確認は現場のリーダーや教育担当者、感染対策や身体拘束といった制度的に求められる研修は事業所全体の年間計画に組み込んで、教育担当者が受講記録を管理する、といった分担です。
記録の形式も、誰がどこに書くかを決めておくことが大切です。OJTの進捗はチェックリストのようなもので現場リーダーが日々つけ、制度研修の受講記録は教育担当者が一覧で管理する、という二段構えにしておくと、3か月後に「何が終わっていて、何が残っているか」を管理者が一目で確認できます。
制度研修の部分については、当社の福ひろばラーニングのような、7分で読み終わるコースを新人研修の一部として組み込んでいる事業所もあります。座学部分を短いコースで先に受講してもらい、確認テストの結果を記録に残しておけば、OJTの時間を実務の指導に集中させやすくなります。受講日と結果が自動的に記録として残るので、誰がいつ何を学んだかを、後から教育担当者が個別に確認する手間も減ります。
なお、加算の算定要件やキャリアパス要件との関係は、サービス種別や自治体によって細かい違いがあるため、自社の要件については指定権者への確認をおすすめします。
まとめ
新人研修は、1週目・1か月・3か月と区切って到達目標を決めておくと、教える側の判断がぶれにくくなります。OJTの進捗は現場リーダー、制度研修の受講記録は教育担当者というように役割を分けておくと、3か月後に何が終わっているかを管理者がすぐ確認できます。記録の残し方を先に決めておくことが、新人本人にとっても、事業所の説明責任にとっても、いちばんの近道だと感じています。
出典・参考
※制度の取り扱いは改定や自治体の運用で変わることがあります。実際のご対応は指定権者にご確認ください。
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📚 福ひろばラーニングは、介護・障がい福祉のための研修eラーニングです。法定研修の実施と記録を1か所にまとめ、年間研修計画書と実施記録は管理画面からそのまま印刷できます。1人月220円（税込）。
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