認知症介護基礎研修の義務化、無資格者の受講管理を仕組みにする方法
管理者や教育担当の方から聞く悩みは、だいたい似た形をしています。新規採用のときは受講の必要性を説明できても、既存の無資格者まで手が回っていない。誰が受講済みで誰が未受講か、名簿はあっても更新されていない。異動や退職で職員の入れ替わりがあると、対象者の把握がまた振り出しに戻る。こうしたことが積み重なると、いざ運営指導で確認を求められたときに、その場で慌てて名簿を作り直す、という展開になりがちです。
認知症介護基礎研修は、介護に直接従事する無資格の職員を対象にした研修です。対象となる職種の範囲や経過措置の扱いは、サービス種別や自治体によって異なるため、指定権者にご確認ください。ここで大事なのは、制度の細かい線引きを完璧に覚えることよりも、「自分の事業所では誰が対象なのか」を常に把握できる状態を作ることです。
義務化の対象と対象者の把握をどう仕組みにするか
対象者の把握を属人化させないためには、まず職員台帳に「保有資格」と「認知症介護基礎研修の受講状況」を並べて記載する項目を作ることをおすすめします。採用時にこの項目を埋めることをルール化しておけば、新しく入った職員が対象かどうかを毎回考え直す必要がなくなります。
すでに在籍している職員については、一度まとめて棚卸しをする機会を作ります。資格証のコピーを集めるだけでなく、「この資格を持っていれば対象外」という判断基準を教育担当が一人で抱えず、文書やチェックリストとして残しておくと、担当者が変わっても判断がぶれません。この棚卸しの結果を、年間研修計画に組み込んでおけば、対象者の受講期限を年間スケジュールの中で追いかけられるようになります。
受講管理を仕組みにする3つのポイント
仕組み化のポイントは、大きく分けると3つです。
1つ目は、対象者の一覧化です。氏名、雇用形態、資格の有無、受講の要不要、受講期限、受講状況を一つの表にまとめておきます。エクセルでも紙の台帳でも構いませんが、更新のタイミングを決めておかないと、いずれ実態と合わなくなります。採用時、異動時、資格取得時など、更新のきっかけをあらかじめ決めておくことが大切です。
2つ目は、期限管理です。受講が必要な職員がいつまでに終える必要があるのか、逆算してスケジュールに落とし込みます。年度末に一気に受講させようとすると、シフトの都合で受講の時間が取れず、結局間に合わないということが起こりやすくなります。四半期ごとに区切って、少人数ずつ計画的に進めるほうが現実的です。
3つ目は、記録の保存です。受講したことを証明する記録を、誰が見てもわかる形で残しておきます。受講日、対象者名、修了の確認方法を一覧表とひもづけて保管しておけば、運営指導のときにも慌てずに提示できます。
このあたりの記録の残し方や受講状況の管理については、福ひろばラーニングのように7分で読み終わるコースで研修を進めている事業所であれば、受講履歴がシステム上に残るため、一覧化と記録保存の両方をまとめて仕組みにしやすくなります。誰がどのコースをいつ受講したかが管理画面で確認できるので、台帳への転記の手間も減らせます。
非常勤・パート職員への対応
無資格者の中には、非常勤やパートの職員が多く含まれる事業所も少なくありません。出勤日がそろわないため、集合研修の日程を組んでも全員が参加できるとは限りません。こうした職員には、まとまった時間を一度に確保するのではなく、隙間の時間で少しずつ進められる受講方法を用意しておくと、計画通りに進みやすくなります。
また、非常勤職員は雇用契約の更新のタイミングで受講状況を確認する機会を作っておくと、うっかり見落とすことを防げます。契約更新の書類と受講状況の確認をセットにしておけば、担当者の記憶に頼らずに済みます。
まとめ
認知症介護基礎研修の義務化は、対象者の把握と受講期限の管理を仕組みにできるかどうかで、負担の大きさが変わってきます。対象者の一覧化、期限管理、記録の保存という3つを分けて考え、台帳の更新タイミングをあらかじめ決めておくことが、担当者が変わっても続く管理につながります。まずは今在籍している職員の棚卸しから始めてみてください。
出典・参考
※制度の取り扱いは改定や自治体の運用で変わることがあります。実際のご対応は指定権者にご確認ください。
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