運営指導で問われる研修記録、実施と証明の違いを整理する
運営指導で「やっていますか」と聞かれたときの答え方
運営指導の当日、研修についての質問は必ずと言っていいほど出ます。「感染症対応の研修はやっていますか」「虐待防止の研修は年に何回実施していますか」といった問いに、管理者や教育担当が「はい、やっています」と答える場面はよくあります。
ここで指定権者が求めているのは、口頭の「やっています」ではありません。研修計画、実施記録、参加者名簿、資料といった書面で、実施したことを確認できる状態です。実際にやっていたとしても、それを示す記録が手元になければ、指定権者の目には「実施していない」のと同じに映ります。
管理者としては悔しいところですが、運営指導は事実確認の場であり、記憶や口頭説明を根拠にはできません。ここに、「実施した」という自覚と「実施を証明できる」という状態のギャップが生まれます。
「実施した」と「実施を証明できる」の間にあるもの
研修を実施したこと自体は、多くの事業所でできています。差が出るのは、その後の記録の残し方です。証明できる状態とは、次のような要素がひとつのまとまりとして残っていることを指します。
・いつ、どのテーマで、誰が講師や担当をしたか
・誰が参加し、誰が参加していないか
・どのような内容を扱ったか、資料や配布物が残っているか
・未受講者への対応（後日受講、督促の記録）が残っているか
このうち、参加者名簿と未受講者の扱いは抜けやすい部分です。研修を実施した記録は残っていても、当日出勤していなかった職員がいつ受講したのかが追えない事業所は少なくありません。非常勤やパート職員が多い事業所ほど、この抜けは起きやすくなります。
また、資料だけが残っていて、誰が参加したかの記録がない場合も、実施の証明としては弱くなります。逆に、参加者名簿だけがあって、資料や内容の記録がない場合も同様です。運営指導では、これらがセットになっているかどうかを見られます。
なお、研修の実施回数や期限については、サービス種別や自治体によって異なるため、指定権者にご確認ください。ここで整理しているのは、回数の話ではなく、記録の残し方の話です。
記録を仕組みとして残す
証明できる状態を毎回の研修で個別に作ろうとすると、担当者の負担はどうしても大きくなります。資料を作り、名簿を配り、集め、ファイルする。これを研修テーマの数だけ繰り返すのは、教育担当が一人で背負う仕事ではありません。
ここで有効なのが、受講の記録が自動的に残る仕組みを最初から組み込んでおくことです。研修を「実施した」時点で、誰がいつ受講したかの記録が同時に生成される状態を作っておけば、後から集めて整理する手間がなくなります。
福ひろばラーニングは、7分で読み終わるコースを職員が受講する、読むかたちのeラーニングです。受講が完了した時点で、誰が・いつ・どのコースを受講したかの記録が残ります。非常勤職員が出勤日に合わせて受講できるため、集合研修の日に来られなかった職員の受講状況も、後から個別に確認できます。研修を集めて実施することが難しい事業所でも、記録が積み上がっていく点は、運営指導の準備という面でも助けになります。
もちろん、既存の集合研修やOJTを置き換える必要はありません。研修の一部をこうした仕組みに乗せることで、記録の抜けを減らすという使い方が現実的です。
運営指導までに確認しておきたいこと
日常的に研修記録を整えるうえで、いくつか確認しておくとよい点があります。
まず、年間の研修計画と実施記録が対応しているかどうかです。計画にはあるテーマが、実施記録には見当たらない、というずれは意外とよく起きます。次に、参加者名簿に押印や署名など、本人が受講したことを示す形式が統一されているかどうかです。最後に、未受講者の名前が記録に残り、後日の対応が追えるかどうかです。
これらを事業所内で一度洗い出しておくと、運営指導の前だけでなく、日常の教育計画を見直すきっかけにもなります。研修記録は、指定権者に見せるためだけのものではなく、誰がどの研修を受けていて、誰が受けていないかを事業所自身が把握するための資料でもあります。
まとめ
運営指導で問われるのは、研修を実施した事実そのものではなく、それを書面で確認できる状態かどうかです。参加者名簿、資料、未受講者への対応が揃って初めて、証明できる記録になります。日々の研修を仕組みに乗せて記録が自然に積み上がる形にしておくことが、運営指導の準備にも、日常の教育管理にも役立ちます。
出典・参考
※制度の取り扱いは改定や自治体の運用で変わることがあります。実際のご対応は指定権者にご確認ください。
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