ヒヤリハット報告書は責める記録じゃない、次を防ぐための書き方

2026.08.31資格・キャリア

書いた後、気まずい空気になったことはありませんか

食事介助の途中で目を離した数秒の間に、利用者さんが席を立とうとしていた。転倒はしなかったけれど、ヒヤッとした。そのままにするわけにはいかないので、ヒヤリハット報告書を書く。

書き終えて提出すると、なんとなく空気が重くなる。「またあの職員か」という顔をされた気がする。誰も口には出さないけれど、書いた本人だけが小さく反省会をしているような時間が流れる。

こういう経験がある方は、少なくないと思います。ヒヤリハットは本来「起きてしまった事故」ではなく「起きる前に気づけたこと」を共有するための記録です。それなのに、現場では「失敗の証拠」のように扱われてしまうことがあります。書く側からすると、正直につけるほど自分の評価が下がるような気がして、だんだん書くこと自体が減っていく。これでは記録の意味が逆転してしまいます。

ヒヤリハットは「誰が悪いか」を書く記録ではない

ヒヤリハットの本来の目的は、同じ場面が繰り返されないようにすることです。誰の不注意だったかを特定して責任を追及するためのものではありません。

例えば、目を離した数秒があったとします。「なぜ目を離したか」を掘り下げると、その時間帯は他の利用者さんの対応も重なっていて、一人で見きれる状況ではなかった、ということが見えてくることがあります。そうであれば、必要なのは個人の注意力ではなく、その時間帯の人員配置や動線の見直しかもしれません。

書いた職員を責めても、次に同じ時間帯に同じ配置で働く人がいれば、また同じことが起きます。逆に、状況を丁寧に書き残しておけば、配置を変える、声かけの手順を決める、といった具体的な対策につながります。ヒヤリハットは「この人がミスをした記録」ではなく「この状況ではこういうことが起きやすい、という情報」だと考えると、書く側の気持ちも少し変わってくるのではないかと思います。

次を防ぐ記録にするための書き方

とはいえ、書き方次第で記録の受け取られ方は変わります。次を防ぐ記録にするために、意識できることがいくつかあります。

まず、時間・場所・その時の状況をできるだけ具体的に書くことです。「忙しかったので」ではなく、「その時間帯に何人の利用者さんの対応が重なっていたか」まで書くと、原因が個人の注意力だけではないことが伝わりやすくなります。

次に、起きたことと自分の推測を分けて書くことです。「席を立とうとしていた」のは事実で、「疲れて集中力が切れていたのかもしれない」は推測です。この二つを分けて書くことで、読む側も状況を正しく判断しやすくなります。

そして、最後に「次はどうするか」を一言添えることです。原因の分析だけで終わらず、「この時間帯は声かけの順番を見直す」といった小さな提案を書き添えると、記録が対策につながりやすくなります。

こうした「状況を整理して、原因を考えて、対策につなげる」という流れは、実は介護福祉士国家試験で問われるリスクマネジメントの考え方ともつながっています。ヒヤリハットの書き方を意識することは、試験勉強で出てくる事故防止の考え方を、現場の言葉で理解し直すことでもあります。福ひろばラーニングでは介護福祉士国家試験の対策として一問一答を1,000問用意していて、20問までは無料で試せるので、記録の合間に少しずつ確認してみるのも一つの方法です。

記録を書く力は、資格の勉強にもつながっている

ヒヤリハットを書く力は、状況を客観的に整理して言葉にする力でもあります。これは、介護福祉士の資格取得を考えている方にとっても無関係ではありません。試験では、事例を読んで状況を整理し、適切な対応を選ぶ問題が出題されます。日々のヒヤリハットで「何が起きたか」「なぜ起きたか」「次はどうするか」を分けて考える習慣がついていると、こうした問題にも取り組みやすくなります。

福ひろばラーニングは動画ではなく、7分ほどで読み終わるコースを受講する形の学習サービスです。移動の合間や休憩時間など、まとまった時間が取りにくい現場の方でも、少しずつ読み進められるようにつくられています。ヒヤリハットを書く時間と同じように、短い時間で状況を整理する練習として使ってみるのもよいかもしれません。