新人研修の設計図、入職3か月で何を誰がどう記録するか
「教えたつもり」が一番危ない時期
新人が入って1週間、2週間と経つうちに、現場は「もう慣れてきたから大丈夫」という空気になりがちです。実際には、法定研修の受講記録が途中で止まっていたり、誰が何を教えたのか口頭でしか把握できていなかったりすることが少なくありません。
入職から3か月は、本人にとって一番わからないことが多い時期であると同時に、事業所にとっては記録が一番抜けやすい時期でもあります。運営指導で研修記録を求められたときに「実施したはずだが記録がない」という状態になるのは、たいていこの最初の3か月の抜けが原因です。
新人研修を設計するときは、「何を教えるか」だけでなく「誰が」「いつ」「どう記録するか」を同時に決めておく必要があります。この3つが揃っていないと、教育担当が変わったときや、運営指導で記録を提示するときに困ります。
1か月目、誰が何を担当するか決める
入職1か月目は、法定研修・事業所ルール・基本動作の3つを並行して進める時期です。感染症対策、虐待防止、身体拘束適正化といった法定の研修は、サービス種別によって年間の実施回数や内容が定められていますので、該当する範囲は事業所の規程や指定権者への確認に沿って進めてください。
この時期にありがちな問題は、「法定研修は管理者が担当」「現場の基本動作は先輩職員が担当」と役割が分かれているのに、記録のフォーマットがバラバラで、後から突き合わせられないことです。
おすすめなのは、1か月目の時点で次の3つを決めてしまうことです。
- 誰が何の研修・指導を担当するか（氏名まで決める）
- いつ、どのタイミングで実施するか
- 記録は誰が、どの様式に残すか
このとき、担当者が「教えた内容」だけでなく「新人がどこまで理解できたか」も一言添えて記録しておくと、2か月目以降の指導に活かせます。理解度を記録に残す習慣は、後述する3か月目の振り返りでも役立ちます。
2〜3か月目、OJTと記録を一元化する
2か月目に入ると、研修は座学から現場でのOJTに比重が移ります。ここで起きやすいのが、「先輩によって教え方が違う」「記録が先輩ごとのノートに分散している」という状態です。教育担当が複数いる事業所ほど、この分散は起きやすくなります。
対策として有効なのは、新人一人につき記録を一本化する仕組みを作ることです。誰が、いつ、何を教え、新人がどこまでできたかを時系列で一つの様式にまとめておけば、3か月目の振り返り面談のときに、管理者も教育担当も同じ情報を見ながら話すことができます。
座学部分については、短時間で区切って受講できる形式を使うと、現場の合間に進めやすくなります。福ひろばラーニングは読むかたちのeラーニングで、1コース7分で読み終わる作りになっているため、新人が隙間時間に受講し、受講履歴がそのまま記録として残ります。誰が・いつ・何を受講したかを後から確認できる形にしておくと、3か月目の振り返りや運営指導の際に、記録を探す手間が減ります。
3か月目は、法定研修の受講状況、OJTでの到達度、本人の困りごとを一度に見直すタイミングです。振り返り面談の記録には、次の3か月で何を優先するかまで書いておくと、4か月目以降の計画にそのままつながります。
まとめ
入職から3か月の新人研修は、教える内容を決めるだけでなく、誰が担当し、いつ実施し、どこに記録するかまで先に決めておくことが大切です。担当者ごとに記録が分散すると、振り返りにも運営指導にも対応しづらくなります。新人一人につき記録を一本化し、理解度まで残しておくことが、3か月後の振り返りを楽にします。
出典・参考
※制度の取り扱いは改定や自治体の運用で変わることがあります。実際のご対応は指定権者にご確認ください。
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