処遇改善加算のキャリアパス要件Ⅱ、研修計画と実施記録は何を残す？
キャリアパス要件Ⅱ、計画書を作っただけで終わっていませんか
年度初めに研修計画書を整えて、処遇改善加算の体制等状況一覧表に「策定済み」と記入して提出する。ここまではできている事業所が多いと思います。ところが年度末に運営指導や実地指導の準備をする段になって、「この計画、実際に何をいつ行ったのか分かる記録はありますか」と聞かれて、急いで資料をかき集めた、という方もいるのではないでしょうか。
キャリアパス要件Ⅱは、計画を作ることと、その計画どおりに研修を実施したことの両方が揃って初めて満たされます。計画書と実施記録が別々の場所に保管されていたり、形式がバラバラだったりすると、確認する側もされる側も時間がかかります。管理者や教育担当の立場からすると、研修を回すこと自体に加えて、「加算の書類として説明できる状態にしておくこと」も仕事の一部になっているはずです。
キャリアパス要件Ⅱで求められているのは「計画」と「実施」の両方
キャリアパス要件Ⅱでは、資質向上のための計画を策定し、研修の実施または研修の機会の確保を行っていることが求められます。あわせて、資格取得のための支援を行っていることなども含まれる場合があります。具体的な研修回数や時間数の目安は、サービス種別や都道府県・市区町村の指定権者によって確認の仕方が異なるため、詳細は指定権者にご確認ください。
大切なのは、「計画を立てた」ことと「計画どおりに実施した」ことを、別々の紙に書いて終わりにしないことです。計画書には、誰を対象に、何を、いつまでに行うかを書きます。実施記録には、実際に誰が、いつ、何を受講したかを書きます。この二つが日付と対象者でつながっていないと、見る側は「計画はあるが実施したかどうか分からない」という印象を持ちます。逆に言えば、この二つを同じ形式で、同じ対象者の並びで作っておけば、それ自体が加算の説明資料になります。
研修計画と実施記録を、加算の書類としてそのまま使う作り方
まず、計画書の段階で「誰が」「いつ」「何を」「どのレベルまで」受講するかを一覧にしておきます。新人なのか、リーダー候補なのか、資格取得を目指す職員なのかによって、求める内容は変わります。この一覧がそのままキャリアパスの段階と対応していれば、要件Ⅱの説明がしやすくなります。
次に、実施記録は計画書と同じ職員名・同じ項目名で作ります。受講日、受講者名、研修テーマ、所要時間、理解度の確認方法まで記録しておくと、あとから見返したときに「計画どおりに進んでいるか」「遅れている職員は誰か」がすぐに分かります。紙の研修で行うと、どうしても実施記録が別紙になりがちで、誰がいつ受けたかを後から突き合わせる作業が発生します。
このあたりは、読むかたちのeラーニングを使うと記録が残しやすくなります。福ひろばラーニングでは7分で読み終わるコースを用意しているので、受講した日時と受講者が自動的に記録として残ります。計画書に書いたテーマと、実際に受講した記録を突き合わせる作業が減り、管理者・教育担当の手元には「計画」と「実施」がセットになった状態が残ります。紙の研修記録をすべて置き換える必要はなく、集合研修と組み合わせて、記録の抜けを埋める形で使っている事業所もあります。
最後に、年度の途中で計画と実施のずれがないか、四半期ごとなど区切りを決めて見直すことをおすすめします。年度末にまとめて確認すると、未受講の職員が見つかっても対応する時間が足りなくなります。
まとめ
キャリアパス要件Ⅱは、研修計画書を作るだけでなく、実施記録とセットで「計画どおりに行った」ことを説明できる状態にしておくことが求められます。計画書と実施記録を同じ形式・同じ対象者で作り、定期的に突き合わせておくと、運営指導の準備も日々の確認も楽になります。具体的な回数や基準はサービス種別や指定権者によって異なるため、不明な点は指定権者に確認した上で、自事業所の仕組みに落とし込んでいくことが現実的な進め方です。
出典・参考
※制度の取り扱いは改定や自治体の運用で変わることがあります。実際のご対応は指定権者にご確認ください。
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