個別支援計画はサビ管作成とどう示す?関与の記録方法
個別支援計画の「作成者」欄だけでは足りない理由
個別支援計画の様式には、作成者としてサービス管理責任者の氏名を記入する欄が設けられています。この欄に名前が入っていれば、それだけで「サービス管理責任者が作成した」と説明できると考えている方もいるのではないでしょうか。
ところが運営指導では、作成者欄の記載だけでなく、アセスメントから計画原案の作成、会議での検討、本人・家族への説明、同意取得、交付までの一連の過程に、サービス管理責任者がどう関わったかを確認されることがあります。欄に名前があっても、途中の記録が担当職員だけの署名で進んでいると、実質的にサービス管理責任者が関与したのか分かりにくくなってしまいます。
個別支援計画そのものの記録項目については別の記事で整理していますので、ここではサービス管理責任者の関与をどう記録に残すかという点に絞ってお伝えします。
サービス管理責任者の関与とは具体的に何を指すか
関与というと漠然としていますが、整理すると次のような場面に分けられます。
- アセスメントの内容を確認し、不足があれば担当職員に指示した場面
- 個別支援会議を開催し、議長として進行した、または出席して意見を述べた場面
- 計画原案を最終的に確認し、修正指示を出した場面
- 本人・家族への説明の場に同席した、または説明内容を事前に確認した場面
- モニタリングの結果を踏まえて、計画の見直しが必要かどうかを判断した場面
これらの場面ごとに、誰が何を行ったかを記録に残しておくと、作成者欄の名前が形だけではないことを示せます。逆に言えば、これらの場面のどこにもサービス管理責任者の名前が出てこない記録は、実態として担当職員任せになっている可能性があると見られても仕方がありません。
児童発達支援・放課後等デイサービスの場合は、児童発達支援管理責任者が同じ役割を担います。考え方は共通していますので、呼び方だけ置き換えて読んでいただければと思います。
記録でどう示すか、様式と残し方の工夫
関与を記録で示す方法として、次のような工夫が考えられます。
まず、個別支援会議の議事録に、出席者欄とは別に「進行・最終判断」などの欄を設け、サービス管理責任者の役割を明記する方法です。出席しただけなのか、議事を進行し判断を下したのかが分かるようにしておくと、後から見返したときに関与の度合いが伝わります。
次に、計画原案に対する確認・修正の履歴を残す方法です。担当職員が作成した原案をサービス管理責任者が確認し、修正指示を出した場合は、その指示内容と日付を別紙やメモとして残しておきます。手書きの赤字を写真で保存している事業所もありますが、電子データで管理している場合は、修正前後のバージョンを両方残しておくと経緯が追いやすくなります。
本人・家族への説明の場面については、説明者の欄にサービス管理責任者の氏名があるか、同席者として記載されているかを確認します。説明自体を担当職員が行った場合でも、説明内容を事前にサービス管理責任者が確認したという記録があれば、関与の一端として示すことができます。
こうした記録の残し方は、様式を一度整えてしまえば、あとは毎回同じ手順で埋めていくだけで済みます。職員研修で様式の使い方を共有する際には、福ひろばラーニングのように7分で読み終わるコースを使って、新しく入った職員にも同じ手順を伝えておくと、記録の書き方が担当者ごとにばらつくことを防ぎやすくなります。
運営指導で見られるポイントと見直しのタイミング
運営指導では、個別支援計画の作成過程全体を通じてサービス管理責任者の関与が一貫しているかどうかを見られることがあります。計画の最初の作成時だけサービス管理責任者が関わり、モニタリングや見直しの際には担当職員だけで進めている、というケースも見受けられます。関与は計画作成時に限らず、見直しのたびに必要になる点は押さえておきたいところです。
また、複数のサービス管理責任者が在籍している事業所では、誰がどの利用者の計画を担当しているかが記録上明確になっているかも確認されます。担当が変わった場合は、引き継ぎの記録もあわせて残しておくと、関与の連続性を示しやすくなります。
数値基準については、サービス種別や自治体によって確認の視点が異なるため、具体的な配置要件や加算の要件に関わる部分は、指定権者にご確認ください。
まとめ
個別支援計画の作成者欄にサービス管理責任者の名前があるだけでは、実質的な関与を示したことにはなりません。アセスメントから会議、説明、モニタリングまでの各場面で、誰が何を判断したかを記録に残すことが大切です。様式を整え、職員全員が同じ手順で記録できるようにしておくことが、運営指導への備えにもつながります。
出典・参考
▶ 令和6年度障害福祉サービス等報酬改定について（厚生労働省）
※制度の取り扱いは改定や自治体の運用で変わることがあります。実際のご対応は指定権者にご確認ください。
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