非常勤・パート職員の研修、出勤日バラバラでも届ける方法
週3日の人、週1日の人、全員に同じ研修を届けられていますか
常勤職員向けの集合研修を企画して、日程を決めて、会議室を押さえて実施する。ここまではどの事業所でもやっていることだと思います。問題はそのあとです。当日出勤していない非常勤・パート職員にどう届けるか、という部分で多くの事業所が止まってしまいます。
非常勤・パート職員は週2日の人もいれば、週1日、隔週という人もいます。シフトの組み方自体が事業所ごとに違いますし、同じ事業所の中でも一人ひとり違います。全員が同じ日に出勤する前提で研修を組むと、必ず誰かが抜け落ちます。そしてその「誰か」が、翌年の運営指導で「この職員の研修記録がありません」と指摘される対象になりがちです。
常勤もパートも、同じ加算要件の対象になる場合がほとんどです。処遇改善加算のキャリアパス要件でも、虐待防止や身体拘束適正化、感染症対策といった義務研修でも、雇用形態による除外規定は基本的にありません。サービス種別や自治体によって細かい扱いが異なる部分もあるため、確実でない点は指定権者に確認していただきたいのですが、「非常勤だから研修対象外」という整理は原則として通りません。
集合研修だけに頼ると非常勤職員が置き去りになる
集合研修には集合研修の良さがあります。質疑応答ができますし、その場の空気で理解度も測りやすい。ただ、これを唯一の研修手段にすると、出勤日が合わない人は永久に受講できないという構造になってしまいます。
よくあるのが「次に出勤したときに資料を渡して読んでおいてもらう」という対応です。これ自体は悪くないのですが、いつ読んだか、読んで理解できたか、という部分が曖昧になりがちです。資料を渡した日と、実際に読んだ日が離れることもありますし、「読んでおいて」だけでは本人の中で優先順位が下がり、結局読まれないまま時間が過ぎることもあります。
もうひとつの問題は、資料を渡すこと自体が教育担当の手間になる点です。非常勤職員の出勤日に合わせて個別に声をかけ、資料を手渡しし、後日回収する。これを研修のたびに、対象人数分繰り返すのは、小規模な事業所ほど負担が大きくなります。
出勤日に関係なく届けて、記録まで残す仕組み
ここで有効なのが、各自の空いた時間に読んで完結する形式の研修です。福ひろばラーニングは読むかたちのeラーニングで、1コースが7分程度で読み終わる設計になっています。出勤した日に限らず、スマートフォンやパソコンがあれば休みの日にも受講できますし、受講すると記録が残るので、教育担当が「誰が読んだか」を個別に確認して回る必要がありません。
非常勤・パート職員の研修で一番悩ましいのは「届いたかどうかわからない」という点です。資料を渡しただけでは、本当に目を通したのか、内容を理解したのかは見えません。読むかたちのeラーニングであれば、受講完了という事実が記録として残るので、少なくとも「届いていない人がいる」という状態は防げます。もちろん理解度まで保証するものではありませんが、少なくとも実施の証明という点では、口頭説明や資料配布よりも明確です。
受講期間を区切って「〇月〇日までに受講してください」という形にすれば、出勤日が揃わない職員でも自分のタイミングで進められます。全員が同じ日に顔を合わせる必要がなくなるので、教育担当側も日程調整の負担が減ります。
記録の残し方、常勤と非常勤を分けて考えない
研修記録を作るときに、常勤職員と非常勤・パート職員を別扱いにする事業所をときどき見かけます。非常勤職員用の記録簿を別に作って、口頭確認で済ませてしまうようなケースです。ですが運営指導で見られるのは「誰が、いつ、何を受講したか」という事実であって、雇用形態ではありません。記録のフォーマットは一本化しておいたほうが、後から見返すときも、監査対応のときも楽になります。
具体的には、研修名・実施日または受講期間・対象者・受講完了者の一覧を、常勤・非常勤の区別なく一枚の表にまとめておくことをおすすめします。未受講者がいる場合は、いつまでにフォローするかも書き添えておくと、対応漏れが可視化されます。年度末に「この職員だけ記録がない」と気づいて慌てる、という事態を防ぐための一番シンプルな方法です。
また、非常勤職員は入れ替わりも比較的多い職種です。退職した職員の受講記録も、在籍期間中の分はきちんと保管しておく必要があります。これも常勤・非常勤で扱いを変える理由はありません。
まとめ
非常勤・パート職員は出勤日がばらばらで、集合研修だけでは研修が届きにくいのが実情です。読むかたちのeラーニングのように各自のタイミングで受講できる仕組みを使うと、届ける負担も記録の手間も減らせます。記録は常勤・非常勤で分けず、一本化した表で管理することが、後から見返すときの安心につながります。
出典・参考
※制度の取り扱いは改定や自治体の運用で変わることがあります。実際のご対応は指定権者にご確認ください。
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📚 福ひろばラーニングは、介護・障がい福祉のための研修eラーニングです。法定研修の実施と記録を1か所にまとめ、年間研修計画書と実施記録は管理画面からそのまま印刷できます。1人月220円（税込）。
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