非常勤・パート職員の研修記録は何を残す？出勤日がそろわない人への届け方
出勤日がそろわない非常勤職員、研修はどう届いているか
常勤の職員であれば、月に一度の会議の後に研修を組み込む、という形で全員に声が届きます。ところが非常勤・パート職員が多い事業所では、そもそも「全員が揃う日」がほとんどありません。週2日勤務の方、早番だけの方、土日だけ入る方が混在していて、一斉に集合研修を開くこと自体が難しい、という事業所も多いのではないでしょうか。
結果として起きやすいのが、「常勤には伝わっているが、非常勤には伝わっていない」という状態です。感染症対策や虐待防止、BCPに関する研修など、本来は職種や雇用形態を問わず周知が必要な内容であっても、出勤していない日に開催されてしまえば、本人は内容を知らないまま働き続けることになります。管理者としては「伝えたつもり」でも、記録を振り返ると非常勤職員の受講履歴だけが空白になっている、ということは珍しくありません。
全員同じ日に集めなくても、研修は成立する
この問題への対応として、まず整理しておきたいのは「研修＝同じ日に同じ場所に集まること」ではない、という点です。非常勤職員に対しても、内容が伝わり、理解した記録が残っていれば、研修としては成立します。
そう考えると、出勤日が揃わない職場で優先すべきは、開催日を増やすことよりも、各自の出勤日に合わせて受講できる形を用意することです。例えば、出勤してから利用者が来る前の時間、休憩時間、あるいは業務の合間の数分を使って、短時間で読み終える内容を用意しておけば、週2日勤務の方でも次の出勤日までに受講を終えられます。
福ひろばラーニングは、こうした場面を想定して作られた、読むかたちのeラーニングです。1コースが7分で読み終わる分量でまとまっているため、集合研修のように時間を合わせる必要がなく、非常勤職員が自分の出勤日に合わせて受講を進められます。管理者側も、誰がどのコースを受講済みかを一覧で確認できるので、「出勤日がバラバラで誰が受けたか分からない」という状態を避けやすくなります。
記録に残すときに整理しておきたいこと
受講してもらうことと同じくらい大事なのが、記録の残し方です。非常勤・パート職員の研修記録で特に確認しておきたいのは、次の3点です。
- 誰が、いつ受講したか（氏名・受講日・コース名）
- 受講後に内容を理解できているか（簡単な確認テストや一言メモでも構いません）
- 未受講の職員が誰で、いつまでにフォローするか
常勤と非常勤を同じ様式で管理しようとすると、出勤日の違いから「未受講」が溜まっていきやすいので、非常勤職員については受講期限を「○月末まで」のように幅を持たせておくと運用しやすくなります。また、処遇改善加算の研修計画との関係では、常勤・非常勤を問わず研修機会を確保していることを示す記録が求められる場面があります。研修計画書に記載した内容と、実際の受講記録が対応しているかどうかは、運営指導の際にも確認される項目のひとつです。
回数や頻度については、サービス種別や自治体によって扱いが異なるため、具体的な年間回数は指定権者にご確認いただくのが確実です。ここでは「全員分の記録が揃っているか」「未受講者が放置されていないか」という運用面を中心に押さえておけば、大きく外すことはありません。
まとめ
非常勤・パート職員の研修は、全員を同じ日に集めなくても、各自の出勤日に合わせて受講できる形を用意すれば成立します。記録に残すときは、誰が・いつ受講したか、未受講者のフォロー先を明確にしておくことが基本です。出勤日のばらつきを理由に研修が後回しになっていないか、一度記録を見直してみてください。
出典・参考
※制度の取り扱いは改定や自治体の運用で変わることがあります。実際のご対応は指定権者にご確認ください。
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