非常勤・パート職員の研修はどう届ける？出勤日がそろわない時の記録
常勤換算で人員基準を満たしていても、研修の場になると非常勤やパートの職員だけ参加できていない、という事業所は少なくないのではないでしょうか。全体研修を平日の午後に設定しても、その時間帯に出勤していない人は最初から対象に入っていません。かといって個別に説明する時間を確保するのも難しく、気づけば「研修記録に名前がない職員」が毎回同じ顔ぶれになっている、ということもあるかもしれません。
出勤日がそろわないとなぜ研修が抜けるのか
非常勤・パート職員が研修から漏れやすい理由は、意図的に外しているからではなく、研修の設計そのものが常勤の勤務パターンを前提にしていることがほとんどです。月1回の集合研修、年数回の外部研修同行といった形は、週5日出勤する職員には届きますが、週2〜3日の勤務では「ちょうどその日に出ていない」ことが起こります。
さらに、非常勤職員は勤務時間に限りがあるため、通常業務の合間に研修時間を取ること自体が難しい場合もあります。管理者としては「出勤したときにまとめて伝えればいい」と考えがちですが、それでは研修内容が断片的になり、記録上も「いつ・何を・どこまで」受けたのかが曖昧になりやすいです。
委員会研修や虐待防止・身体拘束適正化のための研修のように、全職員への周知が求められる研修では、非常勤・パート職員を対象から外していないか、受講状況を定期的に確認する仕組みが必要になります。対象範囲や実施頻度はサービス種別や自治体によって異なるため、指定権者にご確認いただくのが確実です。
出勤日に縛られない届け方を考える
集合研修を前提にする限り、非常勤職員の出勤日問題は解決しません。そこで役立つのが、出勤日に関係なく各自のタイミングで進められる研修の形です。
たとえば、出勤したその日の休憩時間や勤務の合間に、短時間で読み終わるコースを受講してもらうという方法があります。福ひろばラーニングは読むかたちのeラーニングで、1コースが7分で読み終わる設計になっているため、集合研修の時間を確保しにくい非常勤・パート職員でも、自分の出勤日に合わせて少しずつ受講を進めやすいという特徴があります。スマートフォンがあれば受講できるので、事業所のパソコンが空くのを待つ必要もありません。
全職員が同じ日に同じ場所に集まる研修と、各自のペースで受講できる研修を組み合わせることで、出勤日のばらつきが研修の抜け漏れに直結しない体制を作りやすくなります。重要なのは、どちらか一方に寄せるのではなく、委員会研修のように周知の確実性が求められるものは集合形式を残しつつ、知識の定着を目的とするものは個別受講に切り替える、といった使い分けです。
記録に何を残すか
研修を届けたあとに残る課題が、記録です。非常勤・パート職員の受講記録で特に抜けやすいのは、次の3点です。
- 誰が、いつ、どの研修を受けたか（氏名・受講日・研修テーマ)
- 出勤日が少ない職員について、未受講のまま一定期間が経過していないか
- 内容を理解したかどうかの確認(感想・簡単な確認テストなど)
非常勤職員は出勤回数が少ない分、1回あたりの記録の重みが増します。常勤職員であれば多少の遅れを次回の出勤でカバーできますが、非常勤職員は次の出勤まで日数が空くため、未受講のまま放置される期間も長くなりがちです。管理者・教育担当としては、受講状況を一覧で確認できる仕組みを持っておくと、誰が止まっているかをすぐに把握できます。
受講記録は、運営指導の際に研修実施の根拠として提示を求められることがあります。実施した研修の名称や日時だけでなく、対象者全員が受講できているかどうかまで含めて記録しておくことが、非常勤・パート職員を含めた体制の説明につながります。
まとめ
非常勤・パート職員の研修は、出勤日が揃わないことを前提に設計し直す必要があります。集合研修だけに頼らず、各自のペースで受講できる方法を組み合わせることで、届く範囲が広がります。あわせて、誰が受講し誰が未受講なのかを一覧で把握できる記録の仕組みを持つことが、研修を実施した事実を説明できる状態につながります。
出典・参考
※制度の取り扱いは改定や自治体の運用で変わることがあります。実際のご対応は指定権者にご確認ください。
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