研修の受講率が上がらないのはなぜ？督促をやめて届き方を変える
督促を重ねても受講率が動かない理由
研修の案内をメールで送っても、現場のシフトに入っている職員は勤務中にメールを開く時間がありません。非常勤やパートの職員は出勤日がそろわないため、案内を見たときにはもう期限が近い、ということも起こります。督促の回数を増やしても、そもそも案内が届くタイミングが悪ければ、受ける側の行動は変わりません。
もうひとつの理由は、研修にかかる時間です。30分、1時間とまとまった時間を前提にした研修は、休憩中や業務の合間には受けられません。結果として「まとまった時間が取れる日にまとめて受けよう」と後回しにされ、月末に受講率が伸びないまま締め日を迎えます。
督促は「受ける気がない人に念を押す」行為として使われがちですが、実際には「受けたいのに受けられるタイミングが来ない人」に向けて送られていることが少なくありません。この見分けがつかないまま督促を強めても、現場の負担が増えるだけで数字は変わりにくいです。
届き方を変える
案内の出し方を変える際にまず確認したいのは、誰にどの手段で届けるかです。常勤職員にはメールや社内の掲示でも届きますが、非常勤・パート職員は出勤日にしか事業所の掲示を見られません。出勤日が週1〜2日の職員には、出勤した日にその場で案内が目に入る仕組みのほうが、メールより確実に届きます。
具体的には、休憩室やタイムカード付近への掲示、出勤時に渡す配布物への一言添え、朝礼での口頭案内の組み合わせです。どれか一つではなく、複数の経路で同じ案内が届くようにしておくと、どこかで目に入ります。管理者が「送った」ことと、職員が「見た」ことの間には距離があるという前提で届け方を設計すると、督促の回数そのものを減らせます。
また、案内のタイミングも重要です。月初に一度だけ知らせるのではなく、月の中頃にも出勤日に合わせて再度知らせることで、忘れていた職員が思い出すきっかけになります。これは督促ではなく、案内の回数を増やすという考え方です。督促は「まだやっていませんね」という指摘ですが、再案内は「こういう研修がありますよ」という情報提供です。受け取る側の印象はかなり違います。
時間の取り方を変える
届き方を整えても、受ける時間が取れなければ受講は進みません。ここで見直したいのが、研修1回あたりにかかる時間です。30分や1時間の研修を休憩中や業務の合間に受けるのは現実的ではなく、結局「まとまった時間が取れる日に」と後回しにされます。
福ひろばラーニングは、読むかたちのeラーニングで、1コースが7分で読み終わる長さにそろえています。休憩の合間や、業務の切れ目の短い時間でも1コース分を進められるため、「まとまった時間がないから受けられない」という理由そのものを減らせます。出勤日が不定期な非常勤職員でも、出勤した日の短い時間で1〜2コースを進めれば、月内に必要な研修を終えられます。
時間の取り方を変えるというのは、研修の内容を薄くすることではありません。1回に必要な時間を短くして、受けられる機会を増やすということです。受講率が上がらない事業所の多くは、研修の質ではなく、受けるタイミングと所要時間が現場の働き方に合っていないだけ、ということがよくあります。
まとめ
研修の受講率が上がらないとき、督促を強めるより先に、案内がどう届いているか、受ける時間がどれだけ取れるかを見直すほうが効果が出やすいです。出勤日が不定期な職員には出勤時に届く経路を用意し、研修自体は短い時間で区切って進められる形にする。この二つを整えるだけで、督促の回数を減らしながら受講率を上げられる事業所は少なくありません。
出典・参考
※制度の取り扱いは改定や自治体の運用で変わることがあります。実際のご対応は指定権者にご確認ください。
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