新人研修は入職3か月で何を記録する？誰が・いつ書くかを整理
入職後の研修記録、気づけば断片的になっていませんか
新人が入ってくると、初日のオリエンテーション、OJTでの同行、数週間後の振り返り面談など、いろいろな場面で指導が行われます。このとき、誰かが口頭で伝えたことや、現場で見せた手本は、記録に残らないまま流れてしまうことが少なくありません。
後になって「あの新人さんには何を教えましたか」「いつ一人で訪問に出せるようにしましたか」と聞かれたとき、記憶だけで答えるのは心もとないものです。運営指導の場面でも、研修を実施したこと自体は覚えていても、いつ・誰が・何を教えたかを示す記録が出てこない、という事業所は珍しくありません。
入職から3か月という期間は、多くの事業所で試用期間やOJT期間として区切られています。この期間に何を教え、どう記録を残すかをあらかじめ決めておくことで、新人の育成状況を追いやすくなり、記録としても説明しやすくなります。
3か月を3段階に分けて考える
入職から3か月を一度に設計しようとすると、項目が多すぎて漏れが出やすくなります。1か月ごとに区切って、段階別にねらいを整理する方法が扱いやすいです。
1か月目は、事業所のルールや基本的な業務の流れを伝える時期です。利用者情報の記録の仕方、緊急時の連絡先、ヒヤリハットの報告の仕方といった、安全に関わる基本事項をここで一通り押さえておきます。
2か月目は、実際の業務に同行しながら、個別の利用者への対応を学ぶ時期です。OJT担当者が同行し、どの場面で何を確認したか、新人がどこまで一人でできたかを簡潔にメモしておくと、3か月目の評価につなげやすくなります。
3か月目は、独り立ちに向けた最終確認の時期です。これまでの記録を振り返りながら、できるようになったこと、まだ支援が必要なことを整理し、管理者と本人とで面談を行う事業所が多いようです。
この3段階を意識すると、「何をいつ教えるか」が先に決まるため、記録も自然と段階ごとに整理されます。
誰が記録するかを最初に決めておく
研修設計でつまずきやすいのは、内容そのものよりも「誰が記録するか」が曖昧なままになっていることです。OJT担当者が現場でのメモを残すのか、教育担当がまとめて記録を作成するのか、管理者が最終的に確認して押印するのか。この役割分担を最初に決めておかないと、3か月後に記録を集めようとしたときに抜け漏れが見つかります。
目安としては、次のように分けると動きやすくなります。
・OJT担当者:日々の同行記録、気づいたことの簡単なメモ
・教育担当:1か月ごとの振り返りシートの作成、研修内容の一覧表への反映
・管理者:3か月終了時の最終確認、独り立ちの可否の判断と記録への署名
誰が何を記録するかが決まっていれば、新人自身が複数の人から同じ説明を何度も受ける、という手間も減らせます。
座学的な内容、たとえば接遇の基本や個人情報の取り扱い、感染症対策の基礎知識などは、OJTとは別に時間を取って学んでもらう事業所も多いです。こうした基礎知識の部分は、現場の空き時間に読んで学べる形式があると、OJT担当者がつきっきりで教える負担が減ります。福ひろばラーニングは読むかたちのeラーニングで、1コースが7分程度で読み終わる長さにまとめてあるため、休憩時間の合間などに新人に受講してもらい、受講履歴を記録の一部として残している事業所もあります。
記録を残す際の注意点
記録を残すときは、「実施した」という事実だけでなく、「何を」「どの程度理解できたか」まで書き添えておくと、後から読み返したときに役立ちます。日付、担当者名、内容、新人の理解度や課題を簡潔に残しておけば、3か月後の振り返り面談でそのまま使える資料になります。
また、3か月間の記録は、独り立ちの判断材料としてだけでなく、処遇改善加算の研修計画書やキャリアパス要件の実施記録としても使える場合があります。様式を別々に作るのではなく、同じ記録を複数の目的に使い回せるように、あらかじめ項目を整理しておくと手間が減ります。
なお、研修の回数や時間数について、加算要件や指定基準上の定めがあるかどうかはサービス種別や自治体によって異なるため、詳細は指定権者にご確認ください。
まとめ
入職から3か月の新人研修は、1か月ごとに段階を分け、誰が何を記録するかを先に決めておくことで、育成状況も説明資料も整理しやすくなります。OJT担当者・教育担当・管理者の役割を分けて記録を積み重ねれば、3か月後の独り立ち判断や加算の記録にもそのまま活用できます。基礎知識の部分は読んで学べる形式を取り入れると、現場の負担も軽くなります。
出典・参考
※制度の取り扱いは改定や自治体の運用で変わることがあります。実際のご対応は指定権者にご確認ください。
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