複数事業所の研修管理、拠点ごとの実施状況を本部はどう把握する？
拠点が増えるほど、研修は見えなくなる
事業所がひとつだけのときは、管理者が現場を見ながら研修の進み具合を把握できます。誰がまだ受けていないか、委員会がいつ開かれたか、だいたい頭に入っているはずです。
ところが通所介護を複数拠点で運営していたり、訪問リハビリの事業所が別の地域にもあったりすると、状況は一変します。拠点ごとに管理者が違い、職員の勤務形態も違い、研修の進め方も少しずつ自己流になっていきます。本部側は「各拠点で実施しているはず」というところまでしか把握できておらず、実際に何がどこまで終わっているかは、聞いてみないとわからない、という法人もあるのではないでしょうか。
実地指導のときに困るのは、だいたいこの「聞いてみないとわからない」状態です。本部に記録が集約されていないと、どの拠点が何を、いつ、何人分実施したのか、その場で答えられません。各拠点が個別にファイルを持っているだけでは、法人全体としての実施状況を一目で示すことができないのです。
本部が把握すべき項目を絞る
複数拠点の研修管理で本部が最低限押さえておきたいのは、次のような項目です。
- 各拠点で実施すべき研修・委員会の年間計画と、実施済みの回数
- 研修ごとの受講者名簿と未受講者の有無
- 委員会の開催日・参加者・議事録の有無
- BCP訓練や感染症対策の研修のように、年1回以上など回数が定められているものの達成状況
感染症対策の委員会や研修、虐待防止委員会、BCP訓練については、サービス種別や自治体によって求められる頻度が異なります。年何回という数字を一律に当てはめるのではなく、指定を受けている自治体や担当課に確認したうえで、拠点ごとの基準をそろえておくことが大切です。
本部側がこれらを「拠点から報告が来るのを待つ」のではなく、「いつでも見に行ける状態」にしておくと、実地指導の前に慌てて集めるということがなくなります。報告を待つ仕組みは、拠点の管理者が多忙だと後回しにされがちです。見に行ける仕組みのほうが、結果的に長続きします。
一元管理の仕組みをどう作るか
一元管理と言うと大がかりに聞こえますが、やることは意外とシンプルです。まず、どの拠点でも同じ項目で記録を残すようにする。拠点ごとに様式が違うと、本部が見ても比較できません。次に、記録の保管場所を拠点任せにせず、本部からもアクセスできる場所に置く。紙のファイルを各拠点に置いたままでは、結局は電話で聞くしかなくなります。
このあたりで役に立つのが、読むかたちのeラーニングです。福ひろばラーニングでは、7分で読み終わるコースを拠点ごとの職員に割り当て、誰がいつ受講したかを本部側からも確認できます。委員会そのものの開催や議事録づくりは別途必要ですが、職員研修の部分については、拠点の管理者が個別にリストを作らなくても、受講状況が自然にデータとして残っていきます。各拠点の実施状況にばらつきが出やすい法人ほど、こうした共通の受講記録があると、本部側の確認作業がぐっと減ります。
とはいえ、仕組みを入れただけで終わりにはできません。拠点の管理者には、割り当てられたコースをいつまでに受講させるか、期限の感覚を持ってもらう必要があります。本部は受講状況を見て、進んでいない拠点には早めに声をかける。仕組みと運用、両方があって初めて機能します。
実地指導で問われるのは「法人としての一貫性」
実地指導では、1拠点だけが対象になることもあれば、法人全体の体制が見られることもあります。ある拠点ではきちんと委員会の記録が残っているのに、別の拠点では議事録が見当たらない、というような状態は、法人としての管理体制そのものに疑問を持たれかねません。
逆に言えば、拠点ごとに実施状況のばらつきがあっても、本部がそれを把握していて、遅れている拠点には対策を取っている、という記録が残っていれば、それ自体が管理体制のひとつの証明になります。完璧にそろっていることよりも、ばらつきをどう把握し、どう手を打ったかという経過のほうが、実地指導では評価されやすい部分です。
本部としては、拠点ごとの違いをなくそうとするより、違いを早く見つけられる仕組みを持つことのほうが現実的です。拠点の数が増えるほど、完全に同じ進み方をさせるのは難しくなります。差が出ることを前提に、差を見つけて埋めていく流れを作っておくことが、結局は一番の近道になります。
まとめ
複数拠点を持つ法人では、研修や委員会の実施状況が拠点ごとにばらつくのは珍しいことではありません。大事なのは差をなくすことより、本部が差を早く把握できる仕組みを持つことです。記録の様式をそろえ、保管場所を本部からも見える場所に置き、受講状況をデータとして残しておく。これだけで、実地指導の前に慌てて集める手間がかなり減ります。
出典・参考
※制度の取り扱いは改定や自治体の運用で変わることがあります。実際のご対応は指定権者にご確認ください。
──────────
📚 福ひろばラーニングは、介護・障がい福祉のための研修eラーニングです。法定研修の実施と記録を1か所にまとめ、年間研修計画書と実施記録は管理画面からそのまま印刷できます。1人月220円（税込）。
──────────
