複数事業所の研修管理、拠点ごとの実施状況を本部はどう把握する？
拠点ごとに実施状況がばらつくのはなぜか
事業所が1つのうちは、研修の実施状況は管理者が目で見て把握できます。誰が受けて誰が受けていないか、感覚的にわかる規模だからです。ところが拠点が2つ、3つと増えていくと、同じ年間研修計画を立てていても、実施時期や完了率は拠点ごとにずれていきます。
理由は単純で、拠点ごとに忙しさの波が違うからです。人手が足りない月は研修が後回しになり、逆に落ち着いている拠点では計画通りに進みます。さらに、研修の記録の取り方が拠点ごとに微妙に違うという事情もあります。ある拠点は紙の受講記録簿、別の拠点はExcelで管理していると、本部が全体を集計しようとしたときに形式がそろわず、まず集計作業そのものに時間がかかってしまいます。
「うちの事業所は大丈夫」と思っていても、本部として他の拠点と比べて初めて遅れに気づく、ということは珍しくないのではないでしょうか。
本部が把握すべき項目を決めておく
拠点ごとの差を把握するには、まず本部が「何を見るか」を先に決めておくことが前提になります。見るべき項目がばらばらだと、集めた記録も比較のしようがありません。
最低限そろえておきたいのは、研修テーマ、実施日または受講期限、対象者、受講済みの職員名、未受講者の人数とその理由です。理由まで把握しておくと、単に「遅れている」で終わらせず、休職中なのか、入職したばかりで対象外なのか、単純に後回しになっているだけなのかを区別できます。
非常勤やパート職員は出勤日がそろわないため、未受講のまま残りやすい層です。拠点によっては非常勤の比率が大きく違うこともあるので、常勤・非常勤を分けて集計できる形にしておくと、本部としても「なぜこの拠点だけ実施率が低いのか」の見当がつけやすくなります。
感染症対策や虐待防止など、実施回数や時期がある程度決まっている研修については、期限までの残り日数が一目でわかるようにしておくことも大切です。期限ぎりぎりになって未受講者が多数いることに気づく、という流れを防ぐためです。
集計の仕組みをどう作るか
項目を決めたら、次は「誰がどうやって集めるか」を仕組みにする段階です。各拠点の管理者が月末にExcelをメールで送り、本部担当者が手作業で転記して集計する、というやり方をしている事業所も少なくないと思います。これ自体は間違いではありませんが、拠点数が増えるほど転記のミスや集計の遅れが起きやすくなります。
研修をテキストで読んで学ぶ形式のeラーニングを使っている事業所では、受講状況がシステム上に自動で記録されるため、本部側はログインして拠点ごとの受講率を確認するだけで済みます。福ひろばラーニングも、7分で読み終わるコースを職員が各自のスマホやパソコンで受講する仕組みで、誰がいつ受講を終えたかが管理画面上で拠点ごとに見えるようになっています。本部が各拠点に受講状況を問い合わせる手間が減るぶん、未受講者への声かけなど、本来やるべき対応に時間を使いやすくなります。
ただし、どの仕組みを使うにしても、最終的に「本部が月に一度は全拠点の状況を確認する」というルール自体は、人が決めて運用する必要があります。システムを入れただけで自動的に差がなくなるわけではありません。
運営指導に備えた記録の残し方
運営指導では、研修を実施したかどうかだけでなく、誰が受けて誰が受けていないかという記録まで確認されることがあります。拠点ごとに記録の形式や保管場所が違うと、指導の際に本部がすぐに提出できず、確認に時間がかかってしまいます。
記録は、実施日・テーマ・対象者・受講者・未受講者とその理由がひとまとめになっている状態が望ましいです。紙の記録簿を使う場合でも、本部にコピーを集約しておく、あるいは拠点ごとにスキャンしてクラウド上で共有しておくなど、本部側が各拠点に出向かなくても確認できる状態を作っておくと安心です。
サービス種別や自治体によって確認される研修項目や頻度は異なるため、詳細は指定権者にご確認いただくのが確実です。本部としては、どの制度が対象になっているかをあらかじめ一覧にしておき、拠点ごとの実施状況と突き合わせられるようにしておくと、問い合わせがあった際にも慌てずに対応できます。
まとめ
拠点が増えるほど、研修の実施状況は現場任せでは見えにくくなります。本部が見る項目をあらかじめ決め、記録の形式をそろえ、定期的に確認する流れを作ることが、ばらつきに気づく一番の近道です。記録を集約できる仕組みを持っておくと、確認の手間が減り、運営指導にも落ち着いて対応できます。
出典・参考
※制度の取り扱いは改定や自治体の運用で変わることがあります。実際のご対応は指定権者にご確認ください。
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📚 福ひろばラーニングは、介護・障がい福祉のための研修eラーニングです。法定研修の実施と記録を1か所にまとめ、年間研修計画書と実施記録は管理画面からそのまま印刷できます。1人月220円（税込）。
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