サビ管の関与はどう記録する？誰が作成したかの示し方
運営指導で聞かれる「これは誰が作りましたか」
個別支援計画のファイルを開いて、運営指導の担当者から「このアセスメントと原案は、サービス管理責任者が関与されたものですか」と聞かれる場面があります。中身自体は問題なくても、誰がどの段階で関わったのかが記録から読み取れないと、その場で説明を求められることになります。
計画は現場の職員が下書きし、サビ管が最終確認だけして押印している、という運営の仕方をしている事業所は少なくありません。それ自体が直ちに問題というわけではありませんが、サービス管理責任者がどの工程にどう関わったのかを記録に残していないと、関与の実態を示せません。口頭で「もちろん関わっています」と答えても、記録がなければ確認のしようがない、というのが実地指導・運営指導の基本的な立場です。
サービス管理責任者の関与とは、具体的に何を指すか
サビ管の関与は、最後に印鑑を押すことだけではありません。一般的には次のような工程が含まれます。
- 利用者・家族へのアセスメントの実施、または担当者が行ったアセスメントの確認
- 個別支援会議の開催、進行、参加職員への助言
- 個別支援計画の原案作成、または担当職員が作成した原案の内容確認と修正指示
- 利用者・家族への説明と同意取得の場への同席、または結果の確認
- モニタリングの実施状況の把握と、次期計画への反映指示
事業所によって、どこまでをサビ管本人が手を動かして行い、どこからを担当職員に任せるかは異なります。人員体制や利用者数を考えれば、すべてをサビ管一人でこなすのが難しいのは自然なことです。ただし、任せた部分についても「サビ管が確認し、指示を出した」という関与の跡は記録に残しておく必要があります。
誰が作成したかを記録でどう示すか
具体的な残し方として、次のような工夫が使われています。
まず、個別支援計画や会議録の様式に、起案者・確認者・承認者を分けて記入する欄を設けることです。担当職員が原案を書いた日付と氏名、サビ管が確認・修正した日付と氏名を別々に記録しておけば、後から見ても工程が追えます。同じ日に同じ人が書いて同じ人が確認した、という不自然な記録にならないよう、実際の業務の流れに沿って日付をずらすことも大切です。
次に、個別支援会議の議事録に、発言者を具体的に記載することです。「サビ管より、支援内容について修正の指示があった」という一文があるだけでも、関与の実態を示す材料になります。誰が何を発言したかを記録せず「話し合った」とだけ書いてしまうと、サビ管が実際にその場にいて意見を出したのかどうかが分かりません。
さらに、原案の下書きと最終版を別々に保管し、修正履歴を残す方法もあります。紙で運用している場合は、赤字で修正を入れた版を残しておくだけでも、サビ管が内容に手を入れた証拠になります。電子データで作成している場合は、更新日時や更新者の記録が残る仕組みを使うと、後から確認しやすくなります。
職員間で認識をそろえておく
これらの記録は、サビ管一人が気をつけていても、担当職員が起案者欄を書き忘れたり、会議録に発言者名を入れなかったりすると意味がなくなります。様式を整えるだけでなく、なぜその欄が必要なのか、誰がいつ何を書くのかを職員全体で共有しておくことが必要です。
新しく配属された職員や、他事業所から異動してきた職員には、個別支援計画の作成プロセスとサビ管の関与について、あらためて説明する機会を設けるとよいでしょう。福ひろばラーニングでは、個別支援計画の作成プロセスやサービス管理責任者の役割について、7分で読み終わるコースを用意しています。忙しい時間の合間に読んで確認できる形にしているので、新人職員への説明の前後に受講してもらうと、記録の残し方についての認識をそろえやすくなります。
まとめ
サービス管理責任者の関与は、記録に工程を残してはじめて確認できるものです。起案者・確認者を分けて記入する、会議録に発言者を書く、修正履歴を残す、といった具体的な工夫を積み重ねることで、運営指導の場でも迷わず説明できるようになります。まずは今使っている様式に、誰がいつ関わったかを書く欄があるかどうかを見直してみてください。
出典・参考
▶ 令和6年度障害福祉サービス等報酬改定について（厚生労働省）
※制度の取り扱いは改定や自治体の運用で変わることがあります。実際のご対応は指定権者にご確認ください。
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