個別支援計画の同意・交付はいつ行う？記録の残し方と日付の整合性
アセスメントから同意までの日付、並べてみたことはありますか
個別支援計画を作る一連の業務は、担当者がそれぞれの段階で記録を残しているつもりでも、後から日付だけを並べてみると順番がおかしいことに気づく、という方もいるのではないでしょうか。アセスメントの日付より計画作成日のほうが早い、本人・家族の同意日が計画交付日より後になっている、といったことは珍しくありません。
個別支援計画の内容そのものは丁寧に作り込んでいても、運営指導で確認されるのは「いつ」「誰が」「どの順番で」行ったかという記録の整合性です。アセスメント実施日、計画作成日、本人・家族への説明日、同意日、交付日、モニタリング実施日、計画見直し日。この6つの日付が時系列どおりに並んでいるかを、一度棚卸ししてみることをおすすめします。
とくに起こりやすいのは、計画作成日と同意日が同じ日付になっているケースです。説明の時間を十分取っていても、記録上は「作成して即日同意」としか読み取れないと、説明の実態が伝わりません。説明にかかった時間や、本人・家族から出た質問・意見を一言でも書き添えておくと、同じ日付であっても手続きが形だけではないことが分かります。
同意と交付、誰が何にいつ署名するかを決めておく
同意と交付は似ているようで別の手続きです。同意は本人・家族が計画の内容を了承したことを示すもので、交付は作成した計画書を本人・家族に渡したことを示すものです。この二つを一枚の書式で済ませている事業所も多いと思いますが、その場合でも、同意欄への署名・押印の日付と、交付した日付が一致しているかを確認しておく必要があります。
児童発達支援や放課後等デイサービスでは、保護者の署名をもらうタイミングが送迎時や連絡帳のやり取りに紛れてしまい、記録上は後日まとめて日付を記入する、ということが起こりがちです。実際に署名をもらった日と記録上の日付がずれると、後から見返したときに誰が何をいつ確認したのか分からなくなります。サービス管理責任者・児童発達支援管理責任者が複数いる事業所では、署名のタイミングと記録の記入方法を統一しておくと、担当者が変わっても記録の残し方がぶれません。
同意・交付の手続きは、サービス等利用計画との整合性も合わせて確認する場面です。相談支援専門員が作成する計画と、事業所が作成する個別支援計画の整合性、それぞれの計画の交付時期がずれていないかも、同意・交付の記録と一緒に見ておくと二度手間になりません。
モニタリングの実施日と計画の見直し日がずれていないか
モニタリングは、実施した日と計画を見直した日が別の日になることがあります。モニタリングで本人・家族の状況や意向を確認し、その内容を踏まえて計画を修正するまでに数日から数週間かかる、というのは自然な流れです。ただし記録上は、モニタリング実施日だけが残っていて、その結果をいつ計画に反映したのかが書かれていない、ということが起こりやすいところです。
モニタリング記録には、実施日、確認した内容、本人・家族の意向、そして計画を見直すかどうかの判断とその日付まで、ひとまとまりで残しておくと、後から見たときに流れが分かります。見直しが不要だった場合も「見直しなし」と判断した日付を記録しておくと、モニタリングをしたまま放置していたのではないか、という疑問が出ません。
こうした一連の手続きの順序や記録の残し方は、新しく着任したサービス管理責任者や児童発達支援管理責任者にとって、最初につまずきやすいところでもあります。福ひろばラーニングには、個別支援計画の一連の業務を7分で読み終わるコースとして整理したものがあり、アセスメントから同意、交付、モニタリングまでの流れと、各段階で残しておきたい記録のポイントを確認できます。新任者の受講用に使っている事業所もあります。
まとめ
個別支援計画の記録は、内容の充実度だけでなく、アセスメントから同意、交付、モニタリングまでの日付が時系列どおりに並んでいるかどうかも見られます。同意と交付を分けて記録すること、モニタリングの実施日と見直し日を分けて残すことを意識すると、記録を見返したときに手続きの流れが伝わりやすくなります。一度、直近の計画の日付だけを時系列で並べて確認してみてください。
出典・参考
▶ 令和6年度障害福祉サービス等報酬改定について（厚生労働省）
※制度の取り扱いは改定や自治体の運用で変わることがあります。実際のご対応は指定権者にご確認ください。
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