認知症介護基礎研修の義務化、無資格者の受講管理はどう仕組みにする？
「誰が未受講か」が分からなくなっていないか
新しく入った職員の資格を確認したとき、介護福祉士でも実務者研修修了でもない、いわゆる無資格・未経験の方が思ったより多かった、という事業所の方もいるのではないでしょうか。認知症介護基礎研修は、無資格の介護職員を対象に受講が義務づけられています。対象になるのは、生活相談員や看護職員のような専門職ではなく、介護業務に直接従事する職員のうち、介護福祉士・実務者研修修了者など一定の資格を持たない人です。
この研修の難しさは、対象者が固定されていない点にあります。新卒や未経験の中途採用が入るたびに対象者が増え、資格を取得した職員は対象から外れます。名簿を一度作って終わりにできない研修なので、入退職と資格取得のタイミングで常に更新が必要になります。管理者や教育担当が記憶と感覚で「あの人は受けていたはず」と判断していると、どこかで漏れが出てしまいます。
対象者リストと期限管理をどう仕組みにするか
まず手をつけたいのは、対象者を洗い出すための基準をはっきりさせることです。保有資格の一覧を作り、「この資格があれば対象外」「この資格がなければ対象」という線引きを文書にしておくと、担当者が変わっても判断がぶれません。採用時の書類に保有資格の有無を記載する欄を設け、入職日とあわせて対象者リストに自動的に載せる流れを作っておくと、拾い漏れを防ぎやすくなります。
期限についても、サービス種別や自治体によって猶予期間の扱いが異なるため、必ず指定権者に確認した上で、事業所内の運用ルールに落とし込んでおくことをおすすめします。目安としては、入職から一定期間内に受講を終える設計にしている事業所が多いようですが、これも地域や自治体の運用によって差があるため、自己判断で進めず確認を取ってから期限を設定してください。
リストには、氏名・入職日・保有資格・受講義務の有無・受講期限・受講状況の6項目があれば、誰が見ても状況がつかめます。これをExcelでも紙でもよいので、採用担当と研修担当が共有できる場所に置いておくことが、属人化を防ぐ第一歩になります。
受講記録と修了証をどこまで残すか
受講状況を「受けた・受けていない」の二択で管理していると、実地指導や監査のときに証明が弱くなります。残しておきたいのは、受講開始日、修了日、修了証の写し、そして研修内容が義務づけられた範囲をカバーしているかどうかです。外部の研修機関を利用する場合は、修了証の発行元と研修時間数も記録に含めておくと安心です。
ここで、研修そのものの受けやすさも見直しておきたいところです。無資格の職員は入職して間もない方が多く、業務を覚えながらまとまった研修時間を確保するのが負担になりがちです。弊社の福ひろばラーニングは、スキマ時間に7分で読み終わるコースを積み重ねていく、読むかたちのeラーニングです。認知症介護基礎研修そのものを代替するものではありませんが、受講の習慣づけや、研修前後の基礎知識の補強として、短時間で読み進められる形を選んでいる事業所もあります。無資格者が複数いる事業所では、まず基礎的な内容に触れる機会を増やしておくと、本体の研修にも入りやすくなります。
記録は紙の修了証をファイリングするだけでなく、誰がいつ確認したかという「管理者側の確認記録」も残しておくと、後から担当者が変わっても経緯を追えます。受講状況の一覧表に、確認日と確認者名を書き込む欄を足すだけでも十分です。
仕組みが属人化しないための工夫
対象者リストと期限管理は、作った直後はうまく回りますが、担当者が異動や退職をすると止まってしまうことがよくあります。これを防ぐには、年に一度、決まった時期に全職員の資格と受講状況を棚卸しする日を事業所の年間予定に組み込んでおくことです。処遇改善加算の体制届や研修計画の見直し時期とあわせて棚卸しをすると、別々に管理する手間が減ります。
また、法人内に複数の事業所がある場合は、本部が一括してリストを集約する形にしておくと、拠点ごとのばらつきが見えやすくなります。どの拠点で未受講者が多いか、どの拠点が期限に対して余裕を持って進めているかが分かれば、人員配置や採用計画にも反映しやすくなります。
まとめ
認知症介護基礎研修は、対象者が入退職や資格取得で常に変わる研修のため、一度作った名簿を更新し続ける仕組みが欠かせません。対象基準の明文化、対象者リストの6項目管理、受講記録と確認記録の両方を残すことが、属人化を防ぐ土台になります。年に一度の棚卸しを年間予定に組み込み、複数拠点がある場合は本部で集約することで、担当者が変わっても止まらない体制に近づきます。
出典・参考
※制度の取り扱いは改定や自治体の運用で変わることがあります。実際のご対応は指定権者にご確認ください。
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